El trabajo en equipo nunca ha sido más importante ya que las empresas compiten a escala global. 

135.000 grupos, 60.000 equipos, 200.000 One Drive for Business Accounts. 

Estos números son  del propio entorno de colaboración de Microsoft, donde Microsoft confía en su propio producto para administrar un equipo global, Office 365. 

Ya sea que busques miles de empleados o cientos, Microsoft 365 proporciona las herramientas de colaboración necesarias para administrar una empresa importante.

Microsoft ha creado una verdadera solución basada en la nube para la colaboración empresarial en organizaciones globales. 

Gestiona los documentos para equipos y sitios, redes sociales y seguridad de datos. 

De hecho, Microsoft 365 proporciona herramientas de software para que tu organización administre cualquier equipo. 

Continuando con el reciente compromiso de Microsoft con los principios de código abierto, Microsoft 365 tiene la capacidad de integrar aplicaciones y software de terceros.

Te invitamos a revisar lo siguiente. Microsoft Teams: ¿Cómo puedo utilizarlo para mi negocio?

Descripción general de Microsoft Teams y Office 365

La plataforma de colaboración de Microsoft integra varios sistemas de software principales: 

SharePoint, Office 365, Yammer, Microsoft Teams, y Outlook. 

Las herramientas de Microsoft 365 son ideales para administrar varios empleados en línea y fuera de línea en todo el mundo. 

Dado que esta plataforma es increíblemente diversa y compleja, es difícil ver cómo funciona sola y en conjunto. 

Esta publicación explorará los conceptos básicos de Microsoft 365, el software involucrado y cómo tu empresa puede aumentar la colaboración.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams usa Grupos de Office 365 y Azure Active Directory (AD) para administrar la tecnología de identificación y seguridad. 

Teams está diseñado para cumplir con el compromiso de Microsoft de «capacitar a todas las personas y organizaciones del planeta para que logren más». 

Dado que no hay dos equipos iguales, Microsoft Teams está diseñado para ser una «interfaz de cliente además de otros servicios que proporciona una comunicación y colaboración ágiles en tiempo real para los equipos».

Microsoft Teams reemplazará a Skype for Business a medida que Microsoft modernice sus ofertas de software en la industria de la computación global posterior a la nube. 

Teams proporciona el espacio en línea para facilitar la comunicación, el intercambio de archivos y la información creada en otro software de Microsoft, aplicaciones de terceros y bots de inteligencia artificial. 

Como se muestra en la arquitectura lógica de Microsoft 365 , la administración de Teams se puede realizar tal cual, pero lo más probable es que incluya al menos equipos de Office 365, sitios de grupo de SharePoint, OneDrive para empresas, buzones de correo y posibles Stream y Planner.

Sitios de SharePoint

SharePoint proporciona el entorno para administrar «contenido, conocimiento y aplicaciones». 

La configuración de un entorno de SharePoint para Microsoft 365 proporciona el sitio para administrar sus herramientas y aplicaciones colaborativas. 

Actualmente, SharePoint tiene plantillas para dos tipos de sitios, comunicación y equipos. 

Las plantillas de comunicación de SharePoint están diseñadas para que una pequeña cantidad de creadores de contenido publiquen contenido para toda su organización. 

Los sitios de grupo están diseñados para una colaboración total en toda tu organización.

Los sitios de grupo de SharePoint están conectados a un equipo administrado por Microsoft Teams, y Office 365 proporciona la administración de documentos, mientras que Outlook administra la comunicación.

OneDrive para empresas

OneDrive for Business  es una herramienta moderna clave para la gestión de datos. 

Las copias de seguridad, el almacenamiento en la nube y la capacidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar son partes esenciales para crear equipos colaborativos. 

Cualquiera que haya trabajado en documentos hace 15 años recuerda los interminables hilos de correo electrónico de ediciones menores de documentos. 

A menudo, el documento que finalmente se publicó no era el producto final, sino un documento intermedio con todos los errores tipográficos y problemas de diseño que aún contenía.

OneDrive para la Empresa elimina este tipo de problema. 

La colaboración en tiempo real, el almacenamiento de un solo archivo con acceso controlado, el historial de revisión de documentos y las copias de seguridad hacen de OneDrive una plataforma de almacenamiento de archivos esencial. 

La colaboración sin la gestión de archivos y documentos en tiempo real es casi imposible e increíblemente difícil.

OneDrive for Business une a los equipos. Por lo tanto, los archivos se administran con mayor seguridad y colaboración.

Plataforma de redes sociales Yammer

Cuando se trata de redes sociales, la política corporativa siempre es difícil de establecer. 

Las empresas quieren utilizar las redes sociales para mejorar la colaboración y la comunicación, pero los sitios de redes sociales son difíciles de administrar. 

Ahí es donde Yammer de Microsoft se convierte en una parte clave de los impuestos de colaboración.

Esta  descripción general de Yammer muestra cómo las empresas pueden usar Yammer como una plataforma de redes sociales internas. 

Al limitar los usuarios a personas con correos electrónicos de dominio corporativo y pagar por el acceso al software, las empresas tienen el control tanto de los usuarios de la plataforma como de los datos que pasan a través de Yammer.

En lugar de preocuparse por la demografía de los usuarios de minería de la plataforma de redes sociales, Yammer trae todos los aspectos maravillosos de las redes sociales. 

Por ejemplo, Yammer tiene comunicación global en tiempo real, grupos para una colaboración comprometida. 

Además, Yammer los proporciona sin los costos ni los riesgos de las aplicaciones de terceros.

Grupos de Office 365

Usar Microsoft 365 para colaborar en un proyecto

La parte final de Microsoft 365 es Office 365, incluidos los  Grupos de Office. 

Los equipos proporcionan la arquitectura superpuesta para administrar los equipos, SharePoint proporciona la estructura del sitio para cada equipo, Yammer proporciona la comunicación interactiva en tiempo real, OneDrive para empresas administra las copias de seguridad y los datos. 

Sin embargo, sin la gestión de documentos líder a nivel mundial de Office 365, Microsoft 365 no sería tan sólido.

Los grupos de Office 365 «son un espacio de trabajo compartido para correo electrónico, conversaciones, archivos y eventos donde los miembros del grupo pueden hacer cosas de forma colectiva». 

Desde la increíble capacidad de tomar notas de OneNote hasta la sólida creación de documentos de Microsoft Word, los Grupos de Office 365 brindan a los miembros específicos del equipo la capacidad de acceder a la información clave que cada persona necesita para realizar su trabajo.

Finalmente

Incluso si alguien no está conectado a un CRM, los miembros de tu organización pueden acceder a las notas de OneNote o Excel. 

Dado que los productos de Office son accesibles para las personas y las aplicaciones de nivel empresarial, muchas pequeñas empresas comenzarán a crear equipos utilizando Office 365.

Luego, puedes agregar una arquitectura en la nube más sólida según sea necesario.

Microsoft 365 promete ayudar a las organizaciones a crear y administrar equipos en todo el mundo. 

Ya sea que tu empresa sea un equipo pequeño o decenas de miles de equipos, el software de colaboración de Microsoft te ayuda a trabajar en conjunto. 

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El mundo empresarial siempre está hablando sobre qué nueva plataforma de colaboración es la mejor. 

Ciertamente, hay muchas opciones para elegir. 

Pero destaca una solución particularmente útil: Microsoft Teams.

Y se incluye en Microsoft 365.

Analicemos todo lo que necesitas saber sobre esta solución de colaboración para empresas, autónomos y casi todos los que trabajan en un entorno de equipo profesional.

Cuáles son las características de Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración basada en chat con uso compartido de documentos, reuniones en línea y muchas otras características extremadamente útiles para las comunicaciones comerciales.

Tener un buen workspace para el equipo es clave para poder tomar decisiones creativas y comunicarse entre sí.

El workspace software compartido hace que esto sea mucho más fácil de lograr. 

Especialmente si un equipo en particular tiene su sede en una empresa muy grande, tiene muchos empleados remotos o está compuesto por una cantidad significativa de miembros del equipo.

Las características de Microsoft Teams lo distinguen de otros software de colaboración:

Equipos y canales

Los equipos se componen de canales, que son tableros de conversación entre compañeros de equipo.

Conversaciones dentro de canales y equipos

Todos los miembros del equipo pueden ver y agregar a diferentes conversaciones en el canal General y pueden usar una función @ para invitar a otros miembros a diferentes conversaciones, al igual que Slack.

Función de chat

La función de chat básica se encuentra comúnmente en la mayoría de las aplicaciones de colaboración y puede tener lugar entre equipos, grupos e individuos.

Almacenamiento de documentos en SharePoint

Cada equipo que use Microsoft Teams tendrá un sitio en SharePoint Online, que contendrá una carpeta de biblioteca de documentos predeterminada. 

Todos los archivos compartidos en todas las conversaciones se guardarán automáticamente en esta carpeta.

Los permisos y las opciones de seguridad también se pueden personalizar para información confidencial.

Videollamadas en línea y uso compartido de pantalla

Disfruta de videollamadas rápidas y sin problemas a los empleados de su empresa o clientes fuera de ella. 

Es genial tener una buena función de videollamada en una plataforma de colaboración. 

También se puede disfrutar de un uso compartido de escritorio simple y rápido para obtener asistencia técnica y colaboración entre múltiples usuarios en tiempo real.

Reuniones online

Esta característica puede ayudar a mejorar tus comunicaciones, reuniones en toda la empresa e incluso capacitación con una función de reuniones en línea que puede albergar hasta 10,000 usuarios.

Las reuniones en línea pueden incluir a cualquier persona dentro o fuera de una empresa.

Esta función también incluye una ayuda para la programación, una aplicación para tomar notas, carga de archivos y mensajería de chat durante la reunión.

Conferencia de audio

Esta es una característica que no encontrarás en muchas plataformas de colaboración. 

Con la audioconferencia, cualquiera puede unirse a una reunión en línea por teléfono. 

Con un número de acceso telefónico que abarca cientos de ciudades, incluso los usuarios que están en movimiento pueden participar sin necesidad de Internet. 

Ten en cuenta que esto requiere una licencia adicional.

Telefonía completa

¡Así es! Los días de buscar proveedores de VoIP y gastar demasiado en un sistema telefónico finalmente terminaron. 

Microsoft 365 Business Voice puede reemplazar completamente el sistema telefónico existente de tu empresa. 

Ten en cuenta que esto requiere una licencia adicional.

En pocas palabras, Microsoft Teams es similar en concepto al popular software de colaboración Slack con muchas más opciones y herramientas. 

Además, Microsoft Teams se incluye en Microsoft 365.

Te invitamos a leer lo siguiente: Empresa más eficiente, te decimos como lograrlo

Por qué tu empresa debería utilizar Microsoft Teams

Las empresas deben usar Microsoft Teams porque es extremadamente fácil de usar y puede facilitar un entorno de trabajo entre usuarios remotos o dentro de una gran empresa. 

Los proyectos, las producciones y otros elementos comerciales pueden beneficiarse de Microsoft Teams.

Para las empresas que ya usan Skype Empresarial, el cliente de Microsoft Teams reemplazará al cliente de Skype, pero todas las funciones adicionales existentes seguirán siendo las mismas. 

Cómo funciona Microsoft Teams en la empresa

Microsoft Teams es increíblemente sencillo y fácil de usar. 

Se requiere poca o ninguna configuración. 

Aún así, se debe pensar en cómo una empresa quiere usar la plataforma antes de implementarla en toda la empresa.

 Hay dos opciones principales a considerar:

El enfoque orgánico

Una empresa puede optar por implementar de inmediato Microsoft Teams de forma «completamente gratuita para todos», 

Donde todos en la empresa pueden hacer lo que quieran con la plataforma, y ​​la adopción y el uso de la plataforma Microsoft Teams pueden crecer de forma orgánica.

El enfoque controlado

Este enfoque más administrado implica exigir el uso de Microsoft Teams para aspectos específicos de la empresa. 

También implica controlar estrictamente quién puede usarlo y quién puede hacer ciertas cosas dentro de él, lo que resulta en un plan de implementación por fases en toda la empresa.

Puedes optar por hacer algo que implique ambos enfoques o algo intermedio. 

Lo que es correcto para una empresa en particular depende de su cultura y casos de uso. 

Los equipos se pueden controlar y configurar directamente desde el centro de administración de Teams.

Desde el punto de vista del usuario, Teams es muy intuitivo y la curva de aprendizaje es bastante pequeña en comparación con las herramientas de colaboración más complicadas.

Se puede proporcionar capacitación personalizada si es necesario para los miembros del equipo, pero también hay excelentes materiales de capacitación para usuarios en línea disponibles de Microsoft.

Estos materiales se presentan como una serie de vídeos muy breves sobre cómo hacer diferentes cosas y ejecutar diferentes funciones dentro de Microsoft Teams.

Debido a lo fácil y simple que es compartir documentos dentro de Microsoft Teams con varios o todos los miembros, los materiales de capacitación personalizados y las pautas comerciales.

Pueden estar disponibles dentro de la plataforma para que nuevos usuarios o empleados accedan.

Teams es un entorno de colaboración poderoso y extremadamente útil que solo se volverá más popular. 

Microsoft Teams se incluye en Microsoft 365, por lo que cualquier usuario de Office puede disfrutar de todos los beneficios de esta solución de colaboración. 

En resumen, aporta simplicidad al trabajo en equipo al colaborar, compartir, comunicarse y hacerlo todo bajo una sola plataforma.

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