El mundo empresarial siempre está hablando sobre qué nueva plataforma de colaboración es la mejor. 

Ciertamente, hay muchas opciones para elegir. 

Pero destaca una solución particularmente útil: Microsoft Teams.

Y se incluye en Microsoft 365.

Analicemos todo lo que necesitas saber sobre esta solución de colaboración para empresas, autónomos y casi todos los que trabajan en un entorno de equipo profesional.

Cuáles son las características de Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración basada en chat con uso compartido de documentos, reuniones en línea y muchas otras características extremadamente útiles para las comunicaciones comerciales.

Tener un buen workspace para el equipo es clave para poder tomar decisiones creativas y comunicarse entre sí.

El workspace software compartido hace que esto sea mucho más fácil de lograr. 

Especialmente si un equipo en particular tiene su sede en una empresa muy grande, tiene muchos empleados remotos o está compuesto por una cantidad significativa de miembros del equipo.

Las características de Microsoft Teams lo distinguen de otros software de colaboración:

Equipos y canales

Los equipos se componen de canales, que son tableros de conversación entre compañeros de equipo.

Conversaciones dentro de canales y equipos

Todos los miembros del equipo pueden ver y agregar a diferentes conversaciones en el canal General y pueden usar una función @ para invitar a otros miembros a diferentes conversaciones, al igual que Slack.

Función de chat

La función de chat básica se encuentra comúnmente en la mayoría de las aplicaciones de colaboración y puede tener lugar entre equipos, grupos e individuos.

Almacenamiento de documentos en SharePoint

Cada equipo que use Microsoft Teams tendrá un sitio en SharePoint Online, que contendrá una carpeta de biblioteca de documentos predeterminada. 

Todos los archivos compartidos en todas las conversaciones se guardarán automáticamente en esta carpeta.

Los permisos y las opciones de seguridad también se pueden personalizar para información confidencial.

Videollamadas en línea y uso compartido de pantalla

Disfruta de videollamadas rápidas y sin problemas a los empleados de su empresa o clientes fuera de ella. 

Es genial tener una buena función de videollamada en una plataforma de colaboración. 

También se puede disfrutar de un uso compartido de escritorio simple y rápido para obtener asistencia técnica y colaboración entre múltiples usuarios en tiempo real.

Reuniones online

Esta característica puede ayudar a mejorar tus comunicaciones, reuniones en toda la empresa e incluso capacitación con una función de reuniones en línea que puede albergar hasta 10,000 usuarios.

Las reuniones en línea pueden incluir a cualquier persona dentro o fuera de una empresa.

Esta función también incluye una ayuda para la programación, una aplicación para tomar notas, carga de archivos y mensajería de chat durante la reunión.

Conferencia de audio

Esta es una característica que no encontrarás en muchas plataformas de colaboración. 

Con la audioconferencia, cualquiera puede unirse a una reunión en línea por teléfono. 

Con un número de acceso telefónico que abarca cientos de ciudades, incluso los usuarios que están en movimiento pueden participar sin necesidad de Internet. 

Ten en cuenta que esto requiere una licencia adicional.

Telefonía completa

¡Así es! Los días de buscar proveedores de VoIP y gastar demasiado en un sistema telefónico finalmente terminaron. 

Microsoft 365 Business Voice puede reemplazar completamente el sistema telefónico existente de tu empresa. 

Ten en cuenta que esto requiere una licencia adicional.

En pocas palabras, Microsoft Teams es similar en concepto al popular software de colaboración Slack con muchas más opciones y herramientas. 

Además, Microsoft Teams se incluye en Microsoft 365.

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Por qué tu empresa debería utilizar Microsoft Teams

Las empresas deben usar Microsoft Teams porque es extremadamente fácil de usar y puede facilitar un entorno de trabajo entre usuarios remotos o dentro de una gran empresa. 

Los proyectos, las producciones y otros elementos comerciales pueden beneficiarse de Microsoft Teams.

Para las empresas que ya usan Skype Empresarial, el cliente de Microsoft Teams reemplazará al cliente de Skype, pero todas las funciones adicionales existentes seguirán siendo las mismas. 

Cómo funciona Microsoft Teams en la empresa

Microsoft Teams es increíblemente sencillo y fácil de usar. 

Se requiere poca o ninguna configuración. 

Aún así, se debe pensar en cómo una empresa quiere usar la plataforma antes de implementarla en toda la empresa.

 Hay dos opciones principales a considerar:

El enfoque orgánico

Una empresa puede optar por implementar de inmediato Microsoft Teams de forma «completamente gratuita para todos», 

Donde todos en la empresa pueden hacer lo que quieran con la plataforma, y ​​la adopción y el uso de la plataforma Microsoft Teams pueden crecer de forma orgánica.

El enfoque controlado

Este enfoque más administrado implica exigir el uso de Microsoft Teams para aspectos específicos de la empresa. 

También implica controlar estrictamente quién puede usarlo y quién puede hacer ciertas cosas dentro de él, lo que resulta en un plan de implementación por fases en toda la empresa.

Puedes optar por hacer algo que implique ambos enfoques o algo intermedio. 

Lo que es correcto para una empresa en particular depende de su cultura y casos de uso. 

Los equipos se pueden controlar y configurar directamente desde el centro de administración de Teams.

Desde el punto de vista del usuario, Teams es muy intuitivo y la curva de aprendizaje es bastante pequeña en comparación con las herramientas de colaboración más complicadas.

Se puede proporcionar capacitación personalizada si es necesario para los miembros del equipo, pero también hay excelentes materiales de capacitación para usuarios en línea disponibles de Microsoft.

Estos materiales se presentan como una serie de vídeos muy breves sobre cómo hacer diferentes cosas y ejecutar diferentes funciones dentro de Microsoft Teams.

Debido a lo fácil y simple que es compartir documentos dentro de Microsoft Teams con varios o todos los miembros, los materiales de capacitación personalizados y las pautas comerciales.

Pueden estar disponibles dentro de la plataforma para que nuevos usuarios o empleados accedan.

Teams es un entorno de colaboración poderoso y extremadamente útil que solo se volverá más popular. 

Microsoft Teams se incluye en Microsoft 365, por lo que cualquier usuario de Office puede disfrutar de todos los beneficios de esta solución de colaboración. 

En resumen, aporta simplicidad al trabajo en equipo al colaborar, compartir, comunicarse y hacerlo todo bajo una sola plataforma.

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